Le fiasco guette l’événement d’entreprise dont l’organisation est bâclée. Afin de prévenir un tel désastre, il convient de bien effectuer sa planification depuis la réflexion sur le type d’événement jusqu’à la manière de le clôturer, ce qui justifie parfois le recours aux professionnels.
Réflexion sur les raisons de la création l’événement
L’organisation d’un événement d’entreprise peut viser juste le buzz, peut être une nécessité pour développer des relations mais peut aussi être motivée par un besoin de détente. Les réalités d’un déjeuner d’entreprise, d’un séminaire et d’un voyage d’entreprise seront très différentes. Il faut donc en premier lieu constituer un comité de réflexion et de préparation de l’événement. On préparera ensuite la liste des participants et des intervenants. S’il est décidé que l’événement aura lieu en dehors de l’entreprise, une réflexion sur la logistique sera faite avec éventuellement la contribution d’un spécialiste de l’événementiel qui saurait indiquer un lieu d’événement sur Paris ou ailleurs.
Choix de la date et du lieu de l’événement
La date et le lieu peuvent être interdépendants car la disponibilité du lieu peut dépendre de la date. La règle serait de stabiliser une date ou une période puis de fixer un endroit qui ne serait pas sujet à des changements capricieux afin de ne pas embarrasser les invités. L’objectif est de ne pas faire fuir des participants potentiels. Ne pas faire coïncider la date à un événement semblable au vôtre, c’est important. Le recours à un professionnel de la location de salles est indiqué dans certaines situations. Il est aisé pour un tel spécialiste de dénicher un
lieu événementiel à louer à Paris ou dans une autre ville alors que ça peut être un parcours du combattant d’en trouver un pour un amateur.
La préparation proprement dite
Quel que soit le type d’événement à organiser, il vous faut penser à la façon de recevoir les invités et de mettre à leur disposition tout ce qu’il faut pour leur participation, leur rafraichissement et éventuellement leur restauration. L’élaboration d’un planning où apparaît l’emploi du temps et le timing précis est impérative faute de quoi l’événement se déroulera au gré des aléas ou de manière anarchique. Pour une organisation harmonieuse, il faut briefer toutes les personnes qui ont une responsabilité dans l’événement.
Pour une organisation d’événement d’entreprise réussie, il faut annoncer l’événement assez tôt pour préparer les invités, dédier un comité pour la préparation et l’organisation, ne pas faire coïncider la date avec un autre événement du même type et enfin, terminer par un check du to-do-list afin d’être sûr que rien n’a été oublié.
