Si on sort de l’environnement de travail habituel pour se rencontrer et discuter d’un ou de plusieurs sujets intéressant la vie de l’entreprise, c’est qu’on veut s’offrir une ambiance autre que celle au travail avec des objectifs bien déterminés. Le changement ne porte pas seulement sur le cadre de la tenue de l’événement mais aussi sur l’aspect de son déroulement, lequel se veut plus détendu pour de multiples raisons.
L’importance d’une animation en séminaire d’entreprise
L’animation joue plus d’un rôle dans la tenue d’un séminaire d’entreprise. Premièrement, elle sert à structurer le temps imparti à l’événement et à coordonner les différentes phases le constituant. Elle définit en quelque sorte l’ossature du planning. Deuxièmement, l’animation du séminaire procure l’aspect divertissant d’une réunion qui n’en reste pas moins professionnelle. Elle fluidifie et rend plus ouvertes les relations entre les participants grâce aux activités récréatives qu’elle inclut. La communication est rendue plus amicale et favorisée par les jeux qu’on fait ensemble et la restauration conviviale. Ces activités divertissantes peuvent d’ailleurs servir à véhiculer des idées liées aux objectifs de l’entreprise. Troisièmement, elle met en exergue les qualités sociales et autres que professionnelles des participants à l’occasion de la participation aux activités organisées et dévoile aussi leurs spécificités qui méritent d’être connues.
Les paramètres à considérer dans l’animation d’un séminaire
La préparation de l’animation d’un séminaire doit faire l’objet d’un véritable brainstorming puisqu’elle va contenir un planning, des objectifs, du matériel et de l’organisation et tout cela, dans un contexte établi et des conditions définies. Il faut répondre à une diversité de questions pour obtenir un plan d’animation pertinent. Quelle est la nature du séminaire, quel est son objet, quels sont les sujets à traiter, quels sont les objectifs, quels membres de l’entreprise sont concernés, quels sont les publics à inviter, à quelle période de l’année devrait-il avoir lieu et dans quel type d’endroit ? Ce sont autant de questions qui vont déterminer le type d’animation à choisir et à élaborer. Même si l’entreprise décide de confier cette animation à un professionnel de l’animation d’événements d’entreprises, elle doit en définir la ligne générale. A certains thèmes conviennent en effet des animations telles que le team building, les séjours incentives, les récréations culinaires et la soirée dancing et à d’autres non.
L’intérêt de confier l’animation à un professionnel
Sans vouloir minimiser l’envie des dirigeants et leur capacité à organiser un tel événement, nous évoquerons ici quelques avantages d’en confier l’organisation à un pro de l’animation d’événements d’entreprise. Premièrement, cela évite à l’entreprise de passer du temps au brainstorming évoqué aux dépens d’un autre emploi du temps. Deuxièmement, il lui évite d’affecter du personnel aux responsabilités de l’organisation et de l’animation du séminaire et de devoir éventuellement lui dispenser une formation pour une occasion qui ne fait que passer. Troisièmement, l’entreprise profite de l’expérience et du savoir-faire de l’animateur professionnel en matière d’identification des activités récréatives et cohésives appropriées suivant les thèmes et le contexte. Quatrièmement, le manque d’expérience de l’entreprise en matière de gestion des incidents risque d’être catastrophique.
Une animation n’est pas qu’une question de forme ou de distraction dans la tenue d’un séminaire. Elle sert à articuler le planning, à détendre l’atmosphère, à créer une ambiance propice à la bonne communication, à véhiculer des idées au service de l’entreprise et aussi à révéler des caractères ordinairement cachés chez les participants. Tout cela sert les intérêts de l’entreprise et des participants.