On sait qu’aujourd’hui, les formations sont beaucoup plus accessibles grâce des systèmes et logiciels pouvant être mis en œuvre en ligne. On est cependant en doit de se demander s’il n’est pas plus compliqué de devoir apprendre encore à exploiter ces logiciels à bon escient que d’organiser les formations tout simplement à la traditionnelle ?
Les raisons de digitaliser une formation
Les avantages apportés par la dématérialisation des documents et l’informatisation des systèmes d’organisation ne sont plus à démontrer. Ils auront du mal à trouver des publics les formateurs qui contraignent encore les participants à leur formation au déplacement physique et au seul usage de supports tels que le papier et le CD. L’ère est aux formations devant l’écran à l’heure qui convient à l’apprenant avec des possibilités étendues pour rechercher les informations dont il a besoin grâce au Web. Le tout pour l’organisme formateur est de bien choisir le logiciel de gestion de formation adapté à ses objectifs. Il sera en effet différent selon qu’il s’agisse d’une formation aux nouvelles normes, d’un coaching psychologique, d’une formation au référencement web ou encore de la préparation d’un diplôme officiel.
Une palette étendue de fonctionnalités
Un logiciel de gestion de formation est conçu pour rendre la vie facile autant à l’organisation qui propose l’offre de formation et à la plateforme de formation qu’aux participants. Il doit être riche de fonctionnalités et son utilisation se doit d’être intuitive. Les fonctionnalités sont variées mais pas n’importe lesquelles puisqu’elles sont sélectionnées pour assurer des missions précises suivant la destination de la formation à concevoir. Un logiciel de management de formation a pour mission de créer et paramétrer le catalogue de formation dont son utilisateur a besoin. Ses caractéristiques ont d’ailleurs au fil des ans connu une série d’améliorations au niveau de ses interfaces pour être de plus en plus orientées vers l’expérience utilisateur.
Les indispensables d’un logiciel de gestion de formation
Un tel outil doit avant tout être en mesure de piloter le plan de formation. Il dispensera l’utilisateur de la traditionnelle exploitation aussi fastidieuse que chronophage d’une grille Excel avec ses innombrables colonnes. Le gain de temps sera assuré et la marge d’erreur amoindrie. Il doit permettre à l’exploitant d’être averti des phases de déroulement du plan de formation et de connaître, grâce à un système de feedback, le niveau de satisfaction des participants. Au lieu de devoir réaliser régulièrement un calcul de l’utilisation de son budget, son utilisateur profite des informations de suivi budgétaire qu’il génère de manière automatique. Idéalement, un logiciel de management de formation intègre un module d’évaluation des compétences acquises des collaborateurs de l’entreprise utilisatrice.
Conclusion
Pourquoi se priver des avantages de l’utilisation d’un logiciel de gestion de formation en ligne quand il s’avère qu’elle génère un gain de temps et donc de productivité et que surtout il permet la maîtrise de tous les aspects de la formation, y compris la connaissance de l’efficacité de la formation et la satisfaction des participants ?